Ondernemers en leidinggevenden in allerlei sectoren stellen zichzelf vaak de vraag hoe je precies begint een probleem aan te pakken en waar je vervolgens het beste je aandacht en energie in kan steken. Hoe ga je nou van denken naar doen? En hoeveel overleggen zijn er precies nodig om een vastgesteld doel te behalen? Omdat er met deze vragen veel gewerkt wordt in het trainingsprogramma van Verbeter de Wereld, wil ik het boek ‘Sprint – how to solve big problems and test new ideas in just five days van Jake Knapp’ introduceren. Want, zoals de naam al doet vermoeden, beschrijft dit boek een methode om binnen 5 dagen een probleem op te lossen. En dit doet het op een luchtige manier!
Ontstaan in het bedrijfsleven van Google, is de sprint inmiddels een uitgebreid toegepaste methode in allerlei grote of kleine bedrijven en projectteams. Het boek is namelijk een soort gids die een projectteam handvatten geeft voor het oplossen van problemen. Het begint met betogen dat wanneer nieuwe ideeën mislukken door bedrijven die een product of dienst leveren, dat meestal ligt aan het onderschatten van of klanten het product begrijpen en het waard achten. Sprint stelt daarom dat een team juist op dit vlak een goede inschatting moet maken door een duidelijk probleem in kaart te brengen en een precies doel voor ogen te hebben. Uniek voor de Sprint is dat het team een oppervlakkige focus houdt. Dit betekent dat er aan het eind van de week een basis prototype ligt, zonder al te veel details. Zo kan er sneller gewerkt worden gedurende de week om grote vragen op te lossen. De exacte onderliggende technologie of de weg naar het uiteindelijke prototype wordt later pas uitgevogeld. Daarnaast laat de Sprint het daadwerkelijke uitvoeren van het idee achterwege, hetgeen wat zoveel moeilijker en tijdrovender is
Dus, Sprint geeft eigenlijk belangrijke stappen om een groot vraagstuk te beantwoorden, zonder op details te focussen. Het maakt niet uit hoe groot je probleem of vraagstelling is; een Sprint gaat helpen. De enige ingrediënten die nodig zijn voor een succesvolle Sprint zijn de juiste mensen in één kamer, en hun bereidheid om met al hun aandacht en energie te focussen op een gezamenlijk doel (telefoons buiten de deur dus svp). Op deze manier worden competitieve ideeën in één week omgetoverd tot een aanwinst. Want, de beschreven stappen van Sprint zijn gebonden aan een specifieke weekdag. Samengevat wordt er op maandag een probleem vastgesteld, op dinsdag worden ideeën verzameld, waarna er op woensdag een idee klaarligt, op donderdag het idee tot een prototype wordt omgetoverd en op vrijdagmiddag de uitkomst van het geteste prototype bekend is. Onder deze blog ga ik hier nog iets verder op in, maar eerst even de link met Verbeter de Wereld.
Bij Verbeter de Wereld duurt het trainingsprogramma natuurlijk 4 maanden. Maar, als je het trainingsprogramma gaat volgen en deze blog bekeken hebt, zie je misschien een aantal overeenkomsten tussen de Sprint en de procedure van Verbeter de Wereld. Zo maakt elk projectgroep van Verbeter de Wereld al heel vroeg zijn of haar doel bekend, gebaseerd op een probleem waarvan iedereen vindt dat het opgelost moet worden. Door het doel voor iedereen concreet te maken, zwart op wit, wordt het al snel reëel en is er net als bij Sprint geen andere optie dan de weg er naartoe uitvinden. Een andere overeenkomst tussen Sprint en Verbeter de Wereld is werken onder tijdsdruk. Als trainee zul je merken dat je soms gering de tijd krijgt voor opdrachten waar veel meer tijd nodig voor lijkt. Alle frustraties daargelaten, is het resultaat wel dat teamleden scherper, sneller en productiever worden. En achteraf staan trainees vaak te kijken van wat ze bereikt hebben in zo’n korte tijd. Er zit dus echt wat in het overslaan van lang brainstormen, nog eens wat opzoeken, dezelfde discussie nog eens voeren, cirkelredeneringen, of het doorhakken van knopen uitstellen.
Kortom, Sprint is een aanrader en er valt zeker veel inspiratie uit te halen, of je nou in een projectteam werkzaam bent of niet. Echter, als je nou zelf wil ervaren hoe het is om met een team naar een ambitieus einddoel te werken, volg dan natuurlijk het trainingsprogramma van Verbeter de Wereld. De Sprint kun je namelijk zuchtend wegleggen als je er even niet meer uitkomt, maar de Verbeter de Wereld coaches en trainers zullen altijd een sprekende gids zijn 😉
Een Sprint Weekdag
- Op maandag leiden gestructureerde discussies de week in. Belangrijker is dat het lange-termijn doel gezamenlijk wordt vastgesteld. Om het moeilijke doel en de weg ernaartoe te begrijpen, wordt er een kaart gemaakt (yes, zo eentje met pijltjes en boxjes). Experts worden op maandagmiddag ingeschakeld om hun relevante kennis en expertise te delen. Tenslotte wordt er een meer concreet doel vastgesteld. Dit is hét stukje van de puzzel wat in één week wordt opgelost.
- Op dinsdag worden de oplossingen voor het probleem gevonden. ’s Ochtends is er de kans om inspiratie te halen van allerlei andere ideeën door online rond te speuren en ‘s middags gaat het team aan het schetsen. Letterlijk met pen en papier, of je nou kan tekenen of niet. Dit schetsen is een soort individuele brainstorm om tot goede ideeën te komen. Het wordt ‘Work alone together’ genoemd. Het is echt de bedoeling dat teamleden de druk en verantwoordelijkheid voelen, want dit leidt tot meer creativiteit en productiviteit. Sprint bonjourt inefficiënte groep brainstormsessies dus de deur uit en zorgt dat elk lid een mooi aandeel levert.
- Op woensdag worden de schetsen gepresenteerd op een groot whiteboard, wat tevens een soort collectief brein is gedurende de week – erg makkelijk want zo hoeft niet alles onthouden te worden. Op deze opgehangen schetsen kan gestemd worden door teamleden dmv stickers. Op woensdag wordt er gestemd op ideeën door middel van het plakken van stickers bij de schetsen. Het winnende idee wordt verder uitgewerkt en wordt er een storyboard gemaakt.
- Op donderdag wordt het storyboard omgezet naar een prototype, op de meest efficiënte manier. Het team neemt een ‘fake it’ houding aan. Er wordt hoe dan ook een prototype gecreëerd waarbij het absolute minimum wordt toegepast. Het gaat erom dat klanten een goede representatie krijgen van hoe het resultaat wordt zodat ze feedback kunnen geven.
- Op vrijdag is dus het beste idee omgetoverd tot een prototype. Alsof dat nog niet genoeg was wordt het idee getest door het interviewen van klanten. Het team registreert de reactie van klanten en maakt notities. Hierna wordt er gereflecteerd en lessen getrokken uit de Sprint om het team klaar te stomen voor de volgende stap.